Bonjour tout le monde.
Notre organisation a du procéder à un renommage de ses clients et fournisseurs afin de pouvoir éditer un fichier FEC compatible avec notre expert comptable. Il s’agit du champs Auxilliaire qui correspond à l’ID d’une fiche (client ou fournisseur). Jusqu’à présent l’ID était la même que le nom Client/Fournisseur. Ce qui empêchait l’importation de notre fichier dans le logiciel comptable de notre expert comptable.
Pour nous l’important était que l’ID change mais que le nom du client reste le même afin de pouvoir le retrouver et qu’il apparaisse correctement sur les factures.
Peut être que notre démarche pourra en aider certain.e.s qui rencontreraient la même difficulté.
Etape 1 : Décoreler l’ID et le nom
Initialement pour la création des noms de clients, nous avions indiqué que l’ID devait être la même que le nom du client.
→ il a donc fallu basculer ce paramètre Vers “Auto” . Ce champs est à renseigner dans Paramètres des Ventes ou paramètres des Achats
Etape 2 : Renommer le champs de ce qui existait déjà dans Dokos.
Procéder au renommage de tous les anciens clients et fournisseurs.
Si l’étape 1 n’a pas été faite, en procédant au renommage avec votre nouvelle nomenclature → tous les noms de vos clients/fournisseurs et leur ID seront alors les même (et dans notre cas tout a été mis sous une longue liste de chiffres… impossible donc de retrouver qui était qui)
→ Export de données : Sélectionnez soit nom du client soit nom du fournisseur selon votre besoin. Exporter le fichier au format csv (ou excel, perso j’ai trouvé ça plus simple… mais je ne suis pas très douée).
Vous avez l’intégralité de tous vos nom de clients → créer un nouveau tableur : Colonne 1 tous les noms de clients/fournisseur sans les " ". Colonne 2 la nouvelle nomenclature que vous souhaitée. Enregistré au format .csv
→ Dans Dokos, Outil de Renommage. Sélectionner le champs que vous souhaitez “Client” ou “Fournisseur”, importez le nouveau fichier .csv → Renommer
Des erreurs peuvent alors apparaître. Certains de nos noms de clients avaient été modifié et l’ID n’était plus la même que le nom de client. Pour ces clients, il a fallu retrouver l’ID prévu initialement (la colonne avec les noms entre “”), remettre le bonne nouvelle nomenclature et les réimporter via l’outil de renommage.
Etape 3 : appliquer cette nouvelle nomenclature aux prochaines créations de clients ou fournisseurs.
→ J’ai laissé “Auto” dans paramètre des achats et des ventes. J’aurai pu mettre “nom de séries”.
ensuite “Paramètres de nommage des documents” → Customer pour clients (Supplier pour Fournisseur)
J’ai changé la règle de nommage par défaut. en 411.##### J’ai reporté le chiffre 411 dans “Essayer une série”. puis “Mettre à jour”. → une liste correspondant à ma nouvelle nomenclature est apparue en prévisualisation.
MAIS ayant déjà des clients enregistrés, je ne peux pas commencer à 001.
→ scroll de cette page vers le bas “mettre à jour le décompte pour une série”.
→ 411 en Préfixe (ou 401 selon)
→ le dernier chiffre de ma liste du départ. puis “Mettre à jour la série”
→ A chaque fois que je crée un nouveau Fournisseur ou un nouveau Client, la série s’incrémente
Attention toutefois : en créant un numéro de série en 401 ou 411 il peut y avoir une confusion avec le plan comptable. Dans notre cas c’est ce qui était souhaité. Mais peut être que choisir une autre règle de nomenclature pour votre organisation peut être souhaitable.