Gestion des mails

Rebonjour,
Je commence à m’intéresser à l’intégration de la gestion des mails dans dokos et du coup j’ai quelques question.
J’ai réussi à faire fonctionner les mails en testant un envoi de dokos et une réponse au même mail (fournisseur OVH, offre exchange.) mais je souhaiterai mieux comprendre comment il fonctionne.
Y a-t-il une boite de réception (pour le moment j’ai trouvé “communication:Liste”), à quel fréquence la boite est relevé et pourquoi je ne vois pas tous les mails que je vois dans outlook ?
Quand un nouveau mail arrive il n’est pas relevé par dokos sauf si réponse ??
Ci-joint ma configuration:


J’ai fait des essais avec les dossiers IMAP mais sans succès, comment savoir les champs qu’il faut mettre.
Est-il possible de garder le fonctionnement classique avec outlook et glisser les mails à traiter par dokos dans un dossier pour qu’ils soient pris en compte à se moment là. Par exemple, j’ai un dossier dokos et dès qu’un mail arrive dedans DOKOS s’en charge.

Merci d’avance pour ces éclairages, car le fonctionnement reste encore très obscur pour moi !!!
Cdt
Pierre

Je rajoute aussi ce que je souhaite faire par mail en complément des devis:

  • Une fois le devis validé, avoir la possibilité de l’envoyer directement par mail avec des PJ automatiquement jointes tout en gardant la possibilité d’en rajouter ou d’en enlevant.

Bonjour @oryxr,

L’intégration IMAP avec les emails fonctionne de la manière suivante:

  • Les emails sont récupérés toutes les 3 minutes par défaut. Vous pouvez changer cet interval en ajoutant la variable d’environnement scheduler_interval (en secondes) dans le fichier site_config.json de votre site.

  • Normalement tous les emails (lus et non lus) sont relevés si l’Option de synchronisation d’email TOUS est sélectionnée. Sinon ça ne relèvera que les emails non lus.

  • Chaque email relevé crée une Communication dans Dokos. Il existe une vue “Boîte de réception” en complément de la vue “Liste” classique pour lire les Communications.
    Vous pouvez associer votre fiche Utilisateur avec une ou plusieurs Comptes email; ça vous donnera accès ce compte email dans votre vue “Boîte de réception”
    Cependant Dokos n’est pas conçu comme une boîte mail, mais plutôt comme un outil de liaison des communications et des transactions.

  • Depuis une communication, les deux actions principales sont:

    • Créer un document à partir d’une communication (Ticket, Contact, Piste, Opportunité)
    • Lier la communication à un document présent dans Dokos
  • Si vous recevez une réponse à un email envoyé depuis Dokos, le logiciel sera capable d’associer la communication au document de référence de l’email d’origine.
    Ex. Vous envoyez un devis par email. Si le client répond, la réponse sera associée au devis et ajouté dans la chronologie

  • Les dossiers IMAP permettent de sélectionner les dossiers à relever. Par défaut, le dossier est INBOX, correspondant à la boîte de réception de votre boîte email, mais vous pouvez ajouter d’autres dossier ou restreindre à un dossier.
    Ex.


    Il faut bien que le nom soit exactement identique.
    Comme l’UID du dossier est enregistré dans un champ caché, si vous rencontrez des problèmes n’hésitez pas à supprimer les lignes existantes et à en créer de nouvelles pour réinitialiser l’identifiant.

  • Vous pouvez également décidé de créer un nouveau document automatiquement quand vous recevez un nouvel email.
    Ex. A chaque nouvel email à une adresse “commercial@monorganisation.com”, vous créez un nouvelle piste.
    Pour cela, sélectionnez Piste en face du dossier INBOX

J’espère que ça clarifie le fonctionnement !

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Pour envoyer le devis validé automatiquement, vous pouvez utiliser les Notifications: Notification | Dokos

Il est possible d’ajouter le PDF du devis, par contre il n’y a pas encore d’option pour envoyer les pièces jointes à l’email.
Le plus simple est d’utiliser un modèle d’email et de l’envoyer manuellement. Ça évite d’avoir à écrire le texte (dans la personnalisation de formulaire, on peut associer un modèle d’email au type de document pour ne même pas avoir à le sélectionner), et ça permet de sélectionner les pièces jointes que vous souhaitez envoyer.

Bonne journée