Facturation sur terme à échoir pour les Abonnements

Bonjour,
En créant, de manière manuelle, un abonnement avec une date de fin en 2024, je me disais que la facture n’allait pas être générée d’aussitôt. Or Dokos m’a généré une facture le lendemain pour la période 2024/2025.

D’où deux questions :

  • Comment influencer sur la date de génération des factures des abonnements ? Dans mon cas, les factures doivent généralement être générées 30 jours avant le terme à échoir (avant la date de fin donc). A-t-on un réglage quelque part ?
  • Pourquoi une facture est générée alors que la date de fin est dans un an (sachant que la périodicité de mon abonnement est annuelle) ?

Bonne journée,
Ludovic

Bonjour Ludovic,

Juste pour être sûr : est-ce que la case « Générer une facture au début de la période » est bien décochée ? Si c’est le cas, alors la facture est générée en fin de période, donc le 1er janvier 2025 à 00:00 dans le cas ci-dessous.

Aussi, s’agit-il de Dokos v4 ou Dokos v3 ?

Corentin

Bonjour Corentin,
C’est bien coché et c’est en V4.

Corentin, je n’avais pas lu correctement ton message. Effectivement c’est coché. Donc en décochant la facture en début de période, cela devrait être bon. Je refais un test et te dis.

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(message supprimé par son auteur)

J’ai fait des tests et cela ne correspond pas à un fonctionnement « normal » ou alors c’est moi qui saisi mal les choses.

Imaginons un abonnement annuel qui a commencé (il y a 10 ans par-exemple) et dont la date d’échéance est au 01/10.

Je crée donc l’abonnement dans Dokos : J’indique 01/10/2023 en date de début (pour la période en cours on va dire) et Annuellement dans la période de récurrence.

Dans la ligne de détail du seul plan, j’indique une date de fin pour 01/10/2024 (c’est la période en cours).

  1. Dokos me génère une commande client alors que je lui ai rien demandé et qu’il n’y a pas de raison véritable puisque l’abonnement n’est pas sur le point d’expirer OU ne fait pas suite à un devis. Il devrait généré la commande ou facture quelques jours (30 jours par-exemple) avant le 01/10/2024.
  2. Que je coche ou décoche « facture en début de période », cela ne corrige pas ce soucis, et de toute manière j’ai besoin d’une facture terme à échoir et non pas terme échu.

Je pense qu’il faudrait avoir quelque part un moyen de ne pas générer de factures. Il y avait eu un sujet d’ouvert pour l’importation des abonnements sur le forum, je ne sais pas s’il a été confronté à une facturation automatique de tous ses abonnements importés en cours.
Capture d’écran du 2023-11-29 22-55-09

En y réfléchissant, la case à cocher « facture en début de période » m’interpelle quand même.
J’essaie de comprendre si je reprend l’exemple de l’abonnement du 01/10/2023 au 01/10/2024.

  • Si je coche la case, la facture sera faite aujourd’hui pour la période 2023/2024 ou la période 2024/2025 ?
  • Si je ne coche pas la case, la facture est faite le 30/09/2024 (?) pour la période 2024/2025 ou la période 2025/2026 ?

Bonjour @Ludovic,

Actuellement je ne pense pas qu’il y ait l’option que tu cherches dans Dokos.
On a deux options pour les abonnements:

  • Générer une facture au début de la période: Paiement à échoir
  • Générer une facture à la fin de la période (si la case précédente n’est pas cochée): Paiement à terme échu

Si tu génères un abonnement du 01/10/2023 au 30/09/2024, dans le cas 1, ça donnera:

Dans le cas 2 ça donnera:

Dans le cas 2, on a opté pour la génération d’une commande pour permettre l’émission d’un lien de paiement et la génération de la facture automatiquement lorsque la commande est payée.
Dans la v3, Dokos générait directement une facture, qui parfois n’était pas réglée, ce qui obligeait à générer des avoirs.

Donc si je fais la commande (puis la facture) auront les dates de la période en cours:

Si tu ne coches pas la case, la commande sera générée le 01/10/2024.

Et si tu souhaites générer une facture automatiquement, sans attendre le paiement, tu peux cocher la case Générer la facture avant de recevoir le paiement

J’espère que c’est plus clair et n’hésites pas à ouvrir un ticket sur Gitlab pour qu’on ajoute une option permettant de générer la facture X jours avant la date de fin de la période de facturation.

Bonne journée

Merci Charles-Henri pour ces éclaircissements.

Juridiquement et comptablement, la case Générer la facture avant de recevoir le paiement n’a de sens que si on a un devis signé et un professionnel en face. Pour les autres cas, il vaut mieux la laisser décocher (si c’est un particulier ou si tu n’as pas de devis/contrat signé).

Je vais ouvrir un ticket Gitlab pour la facture à N jours avant date d’échéance (avant le début de la future période).

Création d’abonnement : Si on fait un devis avec un article d’abonnement pour un prospect, qu’il nous le valide, et qu’on le transforme en commande : on doit pouvoir créer l’abonnement à partir de la commande. Est-ce que ce mécanisme existe ? Ou alors, peut-on rattacher manuellement un abonnement à une commande existante ?

On est tout à fait d’accord. C’était un problème dans la v3, car on pouvait générer une facture en brouillon, mais le système générait une facture systématiquement.
Par contre c’est utile de générer automatiquement la facture avant de recevoir le paiement quand on a contrat.

Pour créer un abonnement automatiquement depuis une commande il suffit d’y ajouter un article récurrent et de sélectionner une période de récurrence dans l’en-tête.
L’abonnement sera généré automatiquement à la validation de la commande.
Le devis permet également de mettre une période de récurrence qui sera reprise dans la commande.

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Bonjour Charles-Henri,

Je reviens sur cet aspect de facturation à échoir.

J’ai fait quelques tests, et je tombe sur un « problème ». Je dis problème car sans doute que vous aviez prévu ça de votre côté.

Si je laisse la case cochée, pour une période de facturation , il me génère des commandes pour toutes les périodicités jusqu’à la date de début de facturation en cours.

Exemple sur la plateforme Tiers lieu : Dokos

Et j’ai toutes ces commandes générées :

Pourquoi on a des commandes générées automatiquement avant le début de la facturation ?

C’est étrange.
Ludovic

Salut Ludovic,

Ça ressemble à un « bug », nous allons regarder cela.
En tout cas ce n’est pas le comportement qu’on attend, on est en d’accord.

Bonne journée !

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